Дослідження документів архівів та матеріалів бібліотек складається з двох етапів. Перший – дослідження їх каталогів. Перегляд реєстрів бібліотек, як правило, не складає ніяких проблем. В той же час робота з архівними каталогами вимагає серйозних професійних навичок і забирає багато часу. Другий етап – безпосереднє дослідження джерел.
Особливості пошуку в архівах
Архівні каталоги
У генеалогії дослідження в архівах діляться на два види – генеалогічний пошук та пошук документів. Перший являє собою виявлення та роботу з джерелами які містять генеалогічну інформацію. Це метричні книги, різні переписи населення, шлюбні обшуки тощо. В багатьох архівах вже складені окремі каталоги таких джерел. Зокрема, на сайті Центрального державного історичного архіву України у місті Києві є зведений каталог метричних книг, клірових відомостей та сповідних розписів в електронному вигляді. В переважній більшості державних обласних архівів такі каталоги також є. Щоправда, в паперовому або електронному вигляді у форматі книг. Це, звісно, добре скорочує час витрачений на перший етап дослідження.
У зведених каталогах метричних книг представлена основна частина генеалогічних джерел, проте не вся. Справжня робота з каталогами архівів починається тоді коли необхідно знайти певну інформацію а потрібні документи відсутні, або коли стоїть завдання виявити будь-які інші документи які не відносяться до генеалогічних джерел. Проблема полягає в тому, що тематичні реєстри архівів не спрощують пошук. Доводиться вивчати їх довідники, списки та описи фондів. Це потребує багато часу.
Важливим моментом роботи з каталогами є і те, що дослідник повинен:
- Добре орієнтуватись в історії.
- Знати адміністративно-територіальний устрій держави тогочасної епохи.
- Орієнтуватись в діловодстві.
- Вміти застосовувати ці знання на практиці.
Дослідження джерел
Кожна архівна установа має свої особливості роботи. Деякі більш лояльні до дослідників, а деякі менш. Не зважаючи на те, що існує конкретний порядок користування документами Національного архівного фонду, затверджений міністерством юстиції України, доступ до документів в різних архівах надається в різний термін і на неоднакових умовах. Це значно впливає на термін дослідження та на його вартість.
Переважна більшість джерел з якими генеалоги мають справу написані від руки. Трапляються такі що написані гарним почерком і їх легко прочитати. А зустрічаються і ті, які написані таким чином що потрібно займатись справжнім дешифруванням. Повністю надруковані на друкарській машинці документи зустрічаються вкрай рідко і, зазвичай, стосуються лише Радянського періоду.
Нажаль, існує така вірогідність що навіть повна наявність джерел не гарантує успішного результату пошуку. Таке відбувається з різних причин:
- Той хто складав документ не записав потрібні дані;
- Погана збереженість: зіпсовані та вицвілі сторінки;
- Відсутність певних сторінок;
- Неправильне впорядкування документів в архівах;
- В житі людей яких стосуються документи, були такі події які не відомі дослідникам – в результаті, їх потрібно шукати в іншому місці;
- Невірні вихідні дані;
Пошук в бібліотеках
Бібліотек по всій Україні багато, але є основні якими користуються історики: Київська національна бібліотека України імені В. І. Вернадського; Київська Національна історична бібліотека України, Київська національна бібліотека України імені Ярослава Мудрого, Одеська національна наукова бібліотека, Львівська національна наукова бібліотека України імені Василя Стефаника, Харківська державна наукова бібліотека імені В. Г. Короленка.
На відміну від архівів, для того щоб знайти потрібні матеріали у бібліотеках, достатньо скористатись тематичним або абетковим каталогом. Робота з ними не забирає багато часу. Проте, треба знати що і де шукати. Зазвичай, бібліотечні джерела видаються або через декілька годин після їх замовлення або на наступний день.
Переважна більшість матеріалів бібліотек має надрукований вигляд. Тож і робота з ними відбувається досить швидко. Дослідники зосереджуються лише над їх змістом. Особливою частиною фондів бібліотек є стародруки та рукописи. Вони вимагають тих же методів дослідження, що і архівні документи.